Ce trebuie să știe un angajat dacă pleacă în vacanță cu mașina firmei. Ce prevede Codul muncii și riscurile la care se expune angajatul în momentul în care folosește mașina în scop personal.
Dacă politica firmei este de a permite și uzul în scop personal a autovehiculelor înregistrate pe firmă, precizarea acestui aspect încă din contractul de muncă este mai mult decât indicată.
Termenii în care pot fi folosite mașinile de serviciu trebuie foarte clar trasați, inclusiv cu privire la folosirea acesteia în afara granițelor, scrie avocatnet.ro.
Ce riscă angajatul
Cât despre aspectele fiscale, utilizarea mașinilor și în scop personal schimbă semnificativ datele problemei.
Utilizarea mașinilor de serviciu și în scop personal înseamnă folosirea vehiculelor furnizate de companie în afara sarcinilor profesionale sau a responsabilităților de serviciu.
Utilizarea în scop personal înseamnă că angajatului i s-a permis să folosească autovehiculul și în activități nelegate de muncă - să meargă la cumpărături, să-și ducă copiii dimineața la grădiniță, să plece cu familia la munte în weekend-uri etc.
Necesitatea de a avea o politică privind utilizarea mașinii de servici, scrie avocatnet.ro.
În multe companii, există politici clare cu privire la utilizarea mașinilor de serviciu și reglementări stricte cu privire la folosirea lor în scop personal.
Aceste politici sunt menite să asigure că resursele companiei sunt utilizate în mod eficient și că angajații nu abuzează de privilegiul de a avea o mașină de serviciu.
Din capul locului, utilizarea în scop personal a vehiculelor companiei trebuie să fie o chestiune de acord între părți - angajatul nu poate proceda la folosirea mașinilor firmei în scop personal fără să i se fi oferit acordul pentru asta și fără să știe care sunt limitele.
Citește și: Românii la 1900, văzuți prin ochii unei profesoare din Irlanda: „Își fac cruce, dar te vor înșela”
În linii mari, politica internă ar trebui să definească utilizarea în scop personal, modalitatea de aprobare a utilizării în acest scop, diverse limite, de la caz la caz (număr maxim de kilometri, frecvența maximă a călătoriilor personale, faptul că aceasta nu va fi folosită în afara granițelor țării, de pildă etc.), întreținerea autovehiculului, responsabilitățile financiare cu privire la costurile asociate utilizării în scop personal (combustibil, eventualele daune produse din vina angajatului), utilizarea foilor de parcurs, precum și eventualele sancțiuni disciplinare aplicabile, scrie avocatnet.ro.
Politica internă nu este însă întotdeauna suficientă - când angajatul va utiliza autovehiculele companiei, este indicată precizarea acestui lucru în contract.
Fiscaliștii recomandau și în trecut menționarea în contractele colective de muncă sau în cele individuale că angajatorul e obligat să deconteze cheltuielile de transport de la domiciliu/loc de muncă, dacă e cazul
Ce spune Codul muncii
Acum, Codul muncii impune includerea acestei chestiuni, atunci când e cazul, între clauzele obligatorii dintr-un contract de muncă.
Atunci când angajatul vrea să depășească granițele statului - de exemplu, pleacă în vacanță în Grecia cu mașina firmei - , admițând că există acordul angajatorului pentru asta, este indicat ca angajatul să poată arăta, la nevoie, organelor de control din țara străină (poliției, de exemplu), că are dreptul să conducă acea mașină în afara granițelor statului unde a fost înmatriculată.
Se recomandă utilizarea GPS-ului
Un alt aspect ce merită adus în discuție este cel al utilizării sistemelor GPS pe mașinile de firmă.
O aplicație concretă a prelucrării datelor personale prin GPS are loc atunci când angajatorul îi urmărește locația angajatului.
Dincolo de condițiile ce trebuie îndeplinite de angajator pentru a putea invoca interesul legitim ca temei de prelucrare, ANSPDCP spunea, acum ceva ani, că trebuie avute în vedere și prevederile Legii nr. 190/2018, care stabilește condițiile în care poate avea loc o monitorizare a salariaților.
Angajatul poate avea diverse interese în montarea sistemelor GPS pe mașinile firmei, însă chestiunea devine extrem de problematică în momentul în care aceste mașini sunt folosite și în scop personal de angajați - angajatorul nu ar putea invoca niciun temei legitim pentru a motiva de ce prelucrează date privind călătoriile personale ale angajatului său.
Citește și: Șase nave civile au spart blocada Rusiei pe Marea Neagră. Avioanele F16 românești, în alertă
Perspectiva fiscală asupra acestor cheltuieli este, de fapt, cea care poate ajunge să pună cel mai frecvent probleme companiilor, pentru că încadrările greșite constatate de inspectori aduc și mai multe costuri firmelor.
În discuție este impozitul pe profit, impozitul pe venit și contribuțiile sociale, precum și TVA-ul.
Din perspectiva impozitului pe profit, arată Accace, folosirea autovehiculelor și în scop personal înseamnă că cheltuielile sunt deductibile în limita a 50%, fără necesitatea de a prezenta foi de parcurs
Citește și: Rubla rusească devine valută de remorcă la yuanul chinezesc. China colonizează monetar Rusia
De asemenea, TVA-ul este deductibil în limita a 50% fără necesitatea de a prezenta foi de parcurs.
În completarea prevederilor din Codul fiscal vin cele din normele de aplicare, unde scrie, printre altele că în cadrul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate supuse limitării fiscale se cuprind cheltuielile direct atribuibile unui vehicul, cum sunt: impozitele locale, asigurarea obligatorie de răspundere civilă auto, inspecţiile tehnice periodice, rovinieta, chiriile, partea nedeductibilă din TVA, dobânzile, comisioanele, diferenţele de curs valutar înregistrate ca urmare a derulării altor contracte decât cele de leasing.
