Recunoaşterea optică a caracterelor sau „OCR” este o tehnologie avansată care permite conversia în date editabile a unor diferite tipuri de documente, cum ar fi documente scanate, salvate în format PDF sau în orice tip de imagine. Documenta DMS este în pas cu evoluţia tehnologică integrând în cadrul platformei de document management opţiunea „OCR Zone”.
Prin intermediul acestei funcţionalităţi poţi extrage şi completa automat informaţiile necesare procesării facturilor, le poţi trimite pe un fluxuri de lucru predefinite şi poţi urmări traseul acestora astfel încât să eficientizezi timpul de lucru. Optează pentru cea mai performanta soluţie românească special creată pentru viitorul afacerii tale.
Cu Documenta DMS caştigi TIMP pentru dezvoltarea business-ului tău utilizând o soluţie de document management securizată, inovativă, actualizată in permanenţa cu tehnologii avansate care accelerează parcurgerea drumului catre evoluţie.
Imaginaţi-vă faptul că trebuie să completaţi datele din CI a unui client pentru generarea unui contract nou sau a oricărui tip de document care să includă datele de identificare. Cum ar fi ca după scanare, datele necesare să se completeze automat în documentul pe care doriţi să îl semnaţi cu noul sau vechiul client?
Opţiunea „OCR” este cheia eficientizării timpului de prelucrare a datelor cât şi a celui de aşteptare, permiţând astfel accesul şi editarea conţinutului documentului original. Fie că este vorba de distribuţie, logistică, asigurari sau orice alt domeniu de activitate, numărul mare de facturi de furnizori cu care te confrunţi, ridică o problemă importantă în procesarea lor. Timpul utilizat de angajaţi, dedicat pentru procesare, sau pentru parcurgerea procedurilor de aprobare şi operarea acestora conduc la pierderi mari pentru companie.
Documenta DMS, prin funcţia „OCR Zone”, extrage, completează automat informaţiile necesare procesării facturilor, le trimite pe un flux de lucru predefinit şi urmareşte traseul acestora astfel încât să eficientizeze timpul de lucru.
Dacă te intrebi care sunt beneficiile Documenta DMS, iată câteva informaţii ce te vor convinge de utilitatea ei: OCR Zone Document Fiecare factură este caracterizată de anumite metadate: nume furnizor, serie, număr, dată, valoare.
Documenta DMS poate fi configurată să extragă automat aceste metadate de pe documentele scanate, să păstreze acest text şi să completeze automat valorile. Eficientizează timpul petrecut pentru efectuarea acestui proces şi elimină greşeala umană.
Automatizarea proceselor de lucru
Documenta DMS eficientizează fluxul de aprobare a facturilor prin predefinirea şi automatizarea acestora. Astfel, după ce factura a fost scantă si aplicaţia a extras valorile, o transmite automat pe fluxul de lucru aferent acesteia şi emite notificări şi alerte în momentul în care nu sunt recepţionate şi preluate pentru a elimina pierderea sau neprelucrarea acestora.
Auditul documentelor
Evidenţa intrărilor şi procesarea documentelor devine foarte dificilă atunci când numărul acestora este foarte ridicat. Documenta ţine evidenţa tuturor documentelor intrate în companie şi parcursul procesării lor. Poate extrage rapoarte după diferite criterii în funcţie de necesităţiile companiei.
Găsirea imediată a facturilor
Pare imposibil de regăsit o factura atunci când numărul acestora este mare. Eficientizează timpul de lucru prin regăsirea imediată a facturilor şi a rapoartelor privind situaţia acestora.
Fii în pas cu evoluţia tehnologică şi alege ca obiectivele tale de business să fie atinse într-un mod SMART!
Pentru mai multe detalii puteţi accesa mediul online: https://www.documenta.ro/ro/functionalitati/#sectionJ2; https://www.facebook.com/documenta.dms; https://www.linkedin.com/in/documenta-dms-powered-by-bithat .
